Datenschutzerklärung

1. Grundsätze des Datenschutzes

Bei BueroPartnerPlus verstehen wir die Bedeutung des Schutzes Ihrer persönlichen und geschäftlichen Informationen und behandeln den Schutz Ihrer Daten mit höchster Priorität. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten im Rahmen unserer Büro- und Verwaltungsdienstleistungen für Unternehmen.

Unsere Datenschutzpraktiken entsprechen vollständig den schweizerischen Datenschutzgesetzen, einschliesslich des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG), sowie der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), soweit anwendbar. Als professioneller Bürodienstleister legen wir besonderen Wert auf die Einhaltung dieser Vorschriften und den Schutz der sensiblen Geschäftsinformationen unserer Kunden.

2. Datenerhebung und -verarbeitung

In unserem Bürodienstleistungsunternehmen erheben und verarbeiten wir personenbezogene Daten ausschliesslich für spezifische Zwecke im Zusammenhang mit der Erbringung unserer Büro-, Sekretariats- und Verwaltungsdienstleistungen, der Kundenbetreuung und der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen. Dies umfasst:

2.1. Geschäftsdaten, die Sie uns zur Verfügung stellen:

Kontakt- und Unternehmensinformationen wie Firmenname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Geschäftsregisterdaten
Informationen über Ihre Geschäftstätigkeiten, Organisationsstrukturen und administrative Bedürfnisse
Geschäftskommunikation wie E-Mail-Korrespondenz, Serviceaufträge und Beratungsgespräche
Dokumentation und Geschäftsunterlagen, die zur Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich sind

2.2. Automatisch erfasste Systemdaten:

Zugriffsdaten beim Besuch unserer Website wie IP-Adresse, Browsertyp und Betriebssystem
Datum und Uhrzeit des Zugriffs sowie besuchte Seiten
Informationen über Ihre Interaktion mit unseren digitalen Plattformen und Serviceanwendungen

2.3. Cookies und Tracking-Technologien: Auf unserer Website verwenden wir nur technisch notwendige Cookies und sicherheitsrelevante Tracking-Technologien. Optional können Sie der Verwendung analytischer Cookies zustimmen, die uns helfen, unsere Bürodienstleistungen zu verbessern. Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit anpassen.

3. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen und geschäftlichen Daten für folgende Zwecke:

Büro- und Verwaltungsdienstleistungen – Zur Erbringung hochwertiger Büroorganisation, Sekretariatsservice und administrativer Unterstützung
Geschäftsabwicklung – Zur Gewährleistung einer effizienten und professionellen Bearbeitung Ihrer administrativen Angelegenheiten
Geschäftskommunikation – Für eine effiziente Korrespondenz mit Ihnen, Ihren Geschäftspartnern und relevanten Dienstleistern
Serviceverwaltung – Für die Abrechnung unserer Dienstleistungen, Projektmanagement und administrative Zwecke
Kundenbetreuung – Zur Gewährleistung einer optimalen Servicequalität und kundenorientierten Geschäftsbeziehung

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer Daten basiert auf folgenden Rechtsgrundlagen:

Erfüllung von Bürodienstleistungsverträgen und Durchführung vorvertraglicher Massnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen, insbesondere Berufsordnungsvorschriften für Bürodienstleistungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Schutz unserer berechtigten Interessen wie Qualitätssicherung oder Serviceoptimierung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Ihre ausdrückliche Einwilligung, beispielsweise für erweiterte Serviceangebote oder Newsletter (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

5. Datenweitergabe an Dritte

Ihre Geschäftsdaten werden nur in folgenden notwendigen Fällen an Dritte weitergegeben:

Behörden und Ämter – Wenn gesetzlich vorgeschrieben oder für die amtliche Dokumentenbearbeitung erforderlich
Externe Geschäftspartner – Wie Buchhalter, Rechtsanwälte oder andere Fachexperten, wenn für umfassende Bürolösungen erforderlich
IT-Serviceanbieter – Die unter strengen Datenschutzbedingungen arbeiten und den sicheren Betrieb unserer Bürosysteme gewährleisten
Geschäftskorrespondenz – Zur ordnungsgemässen Abwicklung Ihrer geschäftlichen Kommunikation und Dokumentenverwaltung

Als professioneller Bürodienstleister unterliegen wir strengen Vertraulichkeitsverpflichtungen und behandeln Ihre geschäftlichen Informationen mit äusserster Diskretion und Professionalität.

6. Datensicherheit und Schutzmaßnahmen

Wir setzen umfassende technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz Ihrer Geschäftsdaten um. Dies umfasst Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung nach neuesten Standards, regelmässige Sicherheitsaudits und Schulungen unserer Mitarbeiter in Datenschutz- und Geschäftsvertraulichkeitsfragen.

Für sensible Geschäftsinformationen und administrative Dokumente werden zusätzliche Sicherheitsmassnahmen implementiert, einschliesslich physischer Sicherung von Büroräumen und digitaler Backup-Systeme. Jedoch kann eine vollständig sichere Datenübertragung über das Internet nicht garantiert werden, weshalb wir auch sichere alternative Kommunikationskanäle für besonders sensible Geschäftsinformationen anbieten.

7. Aufbewahrung und Löschung von Daten

Wir speichern Ihre Geschäftsdaten nur so lange, wie für die Erbringung unserer Bürodienstleistungen notwendig und entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen:

Geschäftsunterlagen und Kundenakten werden entsprechend den Geschäfts- und Steuervorschriften aufbewahrt (typischerweise 10 Jahre).
Kommunikationsdaten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung und gegebenenfalls darüber hinaus entsprechend den gesetzlichen Anforderungen aufbewahrt.
Administrative Korrespondenz und Bürodokumente werden entsprechend den rechtlichen Vorschriften für Geschäftsunterlagen aufbewahrt.
Projektdokumentation und Serviceaufzeichnungen werden für angemessene Zeiträume zur Gewährleistung der Servicequalität aufbewahrt.

Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden Ihre Daten sicher und unwiderruflich gelöscht oder anonymisiert, wobei besondere Sorgfalt auf die Vernichtung physischer Dokumente gelegt wird.

8. Ihre Rechte als Geschäftskunde

Als betroffene Person oder Geschäftskunde haben Sie folgende Rechte:

Auskunft über die über Sie oder Ihr Unternehmen gespeicherten personenbezogenen Daten
Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Geschäftsdaten
Löschung Ihrer Daten, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen oder berechtigter Geschäftsinteressen
Einschränkung der Verarbeitung unter bestimmten geschäftlichen Voraussetzungen
Datenübertragbarkeit in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format
Widerspruch gegen die Verarbeitung aufgrund Ihrer besonderen geschäftlichen Situation

Bitte richten Sie Anfragen zur Ausübung Ihrer Rechte an datenschutz@bueropartnerplus.com oder nutzen Sie unser Geschäftskontaktformular.

9. Internationale Datenübertragung

Als Bürodienstleister mit internationalen Geschäftskunden unterliegen wir in bestimmten Fällen auch der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). In diesem Zusammenhang beachten wir folgende spezifische Grundsätze:

Geschäftsdatenminimierung – Wir erheben nur die geschäftsbezogenen Daten, die für unsere Bürodienstleistungen unbedingt erforderlich sind.
Internationale Geschäftsdatenübertragung – Bei der Übertragung geschäftsbezogener Daten in Länder ausserhalb der EU/des EWR stellen wir sicher, dass angemessene Garantien gemäss Art. 44 ff. DSGVO eingehalten werden.
Geschäfts-Folgenabschätzung – Für Verarbeitungsvorgänge, die besondere Risiken für Geschäftsrechte darstellen könnten, führen wir vorab eine Datenschutz-Folgenabschätzung durch.
Geschäftsrechenschaftspflicht – Wir dokumentieren unsere Datenschutzmassnahmen und können unsere Einhaltung der Vorschriften nachweisen.

Als EU-Geschäftskunde haben Sie auch das Recht, bei einer europäischen Datenschutz-Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer geschäftsbezogenen Daten gegen die DSGVO verstösst.

10. Aktualisierung der Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird regelmässig überprüft und aktualisiert, wenn rechtliche oder sachliche Änderungen in unseren Bürodienstleistungen dies erfordern. Die aktuelle Version ist stets auf unserer Geschäftswebsite verfügbar. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie über geeignete Geschäftskommunikationskanäle.

Die weitere Nutzung unserer Bürodienstleistungen nach einer Aktualisierung gilt als Einverständnis mit der geänderten Datenschutzerklärung.

Als professioneller Bürodienstleister ist uns die vertrauensvolle und rechtskonforme Verarbeitung Ihrer Geschäftsdaten besonders wichtig, da wir mit sensiblen Unternehmensinformationen und administrativen Dokumenten arbeiten. Bei Fragen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.